Elke zaakvoerder kent de zin. Hij klinkt pragmatisch en redelijk, want er is altijd iets urgenter. Een klant die wacht, een offerte die de deur uit moet, een probleem dat geblust moet worden. En dus schuift het digitale issue opnieuw naar later. Het probleem is niet die ene keer dat je iets uitstelt. Het probleem is dat diezelfde redenering zich elke week opnieuw herhaalt, waardoor dingen die klein hadden kunnen blijven uitgroeien tot complexe en dure problemen.
Hieronder staan vijf voorbeelden van zaken die bij KMO's consequent worden uitgesteld, samen met wat dat uitstel in de praktijk kost.
De koppeling tussen website en CRM die 'ooit' nog gemaakt wordt
Leads komen via het contactformulier binnen, worden manueel gekopieerd naar een spreadsheet, en dan ingevoerd in het CRM. Dat kost vijf minuten per lead, meer als het druk is. Bij twintig leads per maand is dat twee uur werk die geautomatiseerd had kunnen zijn. Na een jaar zijn dat vierentwintig uur manueel werk, plus de fouten die er onvermijdelijk insluipen.
De GDPR-compliance die uitgesteld wordt tot 'we meer tijd hebben'
De cookiebanner klopt niet helemaal, de privacyverklaring is nooit bijgewerkt na de laatste toolwijziging, en de toestemmingsregistratie laat te wensen over. Tot er een klacht is, een audit, of een brief van de GBA. Op dat moment is het geen uurtje werk meer maar een spoedopdracht met juridische bijstand die een veelvoud kost van wat een grondig nazicht zou hebben gekost.
Het CRM dat niemand structureel gebruikt
De tool is aangeschaft, ingericht en uitgerold. Maar in de praktijk gebruikt de helft van het team zijn eigen notities en de andere helft het CRM, waardoor niemand een volledig beeld heeft. Na twee jaar heeft het bedrijf een CRM dat technisch beschikbaar is maar operationeel waardeloos, en een team dat gewend is geraakt aan het werken erbuiten.
De Google Analytics die foutieve data geeft
Iemand heeft een paar jaar geleden iets verkeerd geconfigureerd, waardoor het interne verkeer meegeteld wordt en de conversiecijfers vertekend zijn. Ondertussen worden marketingbeslissingen genomen op basis van data die niet klopt, en worden campagnes gestuurd op resultaten die niet representatief zijn.
De automatische verlengingen van tools die niemand meer gebruikt
Ergens in de systemen lopen abonnementen voor tools die maanden of jaren geleden zijn vervangen. Niemand heeft ze opgezegd omdat niemand ze actief mist. Maar de som van al die vergeten abonnementen telt bij de meeste KMO's op tot honderd tot driehonderd euro per maand die verdwijnt zonder enige waarde te leveren.
Uitstel is zelden gratis. Wat nu tien minuten kost, kost over zes maanden een uur. En wat nu een uur kost, kost over een jaar een dag plus de schade die zich heeft opgestapeld.
De oplossing is niet een grootse inhaaloperatie waarbij alles tegelijk opgelost wordt. De oplossing is een structurele manier van werken waarbij kleine digitale problemen een plek krijgen in de normale bedrijfswerking, zodat ze klein blijven.