Als ik bij een nieuwe klant start, is de eerste vraag nooit "wat hebben jullie nodig?". De eerste vraag is: "wat betalen jullie voor iets dat niets oplevert?". In bijna elk bedrijf dat ik doorlicht, zijn er dingen die geld kosten, tijd kosten of energie kosten zonder dat ze een aantoonbare bijdrage leveren. En die gaan er als eerste uit, nog voor we ook maar één nieuwe tool bespreken of één nieuw kanaal overwegen.
Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk gebeurt het zelden. Digitale setups groeien organisch: er komt iets bij wanneer iemand een goed idee heeft of wanneer een bureau iets aanraadt, maar er gaat zelden iets af. Het resultaat is een opeenstapeling van abonnementen, kanalen en processen die elk op zichzelf ooit zinvol waren, maar samen een wirwar vormen die meer kost dan oplevert.
Voordat je iets toevoegt, moet je weten wat je kan weggooien. Elke euro die je nu verspilt, is een euro die je niet kan investeren in iets dat werkt.
Wat we het vaakst tegenkomen
Hieronder staan de vijf dingen die we bij de meeste klanten als eerste aanpakken. Ze zijn niet spectaculair, maar ze zijn wel consequent aanwezig en ze kosten altijd meer dan de klant denkt.
Software-abonnementen die niemand meer gebruikt
Dit is veruit het meest voorkomende lek. Bij vrijwel elke KMO die we doorlichten, zijn er tools waarvoor maandelijks of jaarlijks betaald wordt, maar die al maanden of jaren niet meer actief gebruikt worden. Soms zijn ze vervangen door iets anders zonder dat het oude abonnement werd opgezegd. Soms heeft een medewerker iets aangeschaft dat zijn afdeling verlaten heeft en sindsdien draait het gewoon door. Een eenvoudige audit van de creditcardafschriften en de actieve licenties levert bij de meeste bedrijven meteen een besparing op van honderd tot enkele honderden euro per maand.
Twee tools die hetzelfde doen
Projectbeheer in Excel en in een projecttool. Klantcontacten in een CRM en in een gedeeld Excel-bestand. Offertes in een boekhoudpakket en in een apart offertetool. Dit soort overlap ontstaat wanneer er geen centrale regie is over de digitale werking van een bedrijf. Elk team of elke medewerker kiest zijn eigen weg, en het resultaat is dat dezelfde informatie op meerdere plaatsen wordt bijgehouden, dat niemand zeker weet welke versie de juiste is, en dat er dubbel betaald wordt voor functionaliteit die al beschikbaar is.
Een social media kanaal dat "bijgehouden" wordt zonder strategie
Er is een LinkedIn-pagina, misschien ook een Instagram, en er worden zo nu en dan posts geplaatst omdat het gevoel bestaat dat je aanwezig moet zijn. Maar er is geen duidelijk doel, geen consistente aanpak en geen idee of het iets oplevert. In dat geval is het eerlijkste advies: stop ermee, of doe het goed. Een kanaal dat halfslachtig bijgehouden wordt, geeft een slechtere indruk dan helemaal geen aanwezigheid en kost bovendien tijd die beter elders ingezet kan worden.
Een retainer bij een bureau zonder meetbaar resultaat
Elke maand gaat er een factuur van een bureau door de deur, voor SEO, voor social media, voor content of voor iets anders. Maar als de vraag gesteld wordt wat dat concreet opleverde het afgelopen kwartaal, blijft het antwoord vaag. We schrappen de retainer niet altijd, maar we herdefiniëren hem zodat er wel duidelijke verwachtingen en meetpunten zijn. Dat is bijna altijd het gevolg van een samenwerking die gestart is zonder heldere doelstellingen en zonder afspraken over rapportering.
Rapporten die niemand leest
Wekelijkse of maandelijkse rapporten die automatisch gegenereerd worden en direct in de mailbox verdwijnen zonder dat iemand ze opent. Of dashboards die ooit gebouwd zijn en sindsdien nooit meer bekeken werden. Data verzamelen heeft alleen waarde als iemand er ook beslissingen op baseert. Rapporten die niemand leest, kosten tijd om op te stellen en creëren een vals gevoel van controle. We snoeien ze terug tot wat echt gebruikt wordt en zorgen dat die informatie ook daadwerkelijk tot acties leidt.
Waarom dit zo belangrijk is
Het weggooien van wat niet werkt, heeft twee effecten die verder gaan dan de directe besparing. Ten eerste schept het helderheid: als de digitale setup eenvoudiger wordt, wordt het ook makkelijker om te zien wat nog ontbreekt en waar de volgende investering het meeste zin heeft. Ten tweede schept het vertrouwen: als een zaakvoerder ziet dat we eerst schrappen voor we iets toevoegen, weet hij dat we zijn belangen verdedigen en niet proberen onze eigen agenda door te drukken.
Dat is precies het verschil tussen een adviseur en een verkoper. Een adviseur begint bij wat je al hebt. Een verkoper begint bij wat hij je wil verkopen.