Een offerte van je webbureau beoordelen in 8 vragen

Ik heb zestien jaar offertes geschreven aan de kant van het bureau. Voor websites, campagnes en platformen, van een paar duizend euro tot ver boven de honderdduizend. Nu lees ik ze na aan de kant van de klant en ik zie telkens dezelfde gaten terugkomen.

Dat komt zelden door kwade wil. Een offerte is een verkoopdocument. Ze toont wat het bureau goed doet en blijft vaag over wat het liever niet uitlegt. Dat is normaal. Maar als klant moet je weten waar je moet kijken. Deze acht vragen helpen je daarbij, ook als je zelf geen technische achtergrond hebt.

1. Wat zit er precies in en wat niet?

"Een moderne, responsive website" is geen scope. Een goede offerte zegt hoeveel pagina's of paginatypes er ontworpen worden, welke functies erin zitten (een formulier, een blog, een vacaturemodule, een webshop) en in hoeveel talen.

Kijk vooral naar wat er niet in staat. Staat er niets over vertalingen, dan zitten ze er waarschijnlijk niet in. Staat er niets over het overzetten van je oude pagina's of het instellen van doorverwijzingen, dan verlies je misschien je bestaande vindbaarheid. Vraag het bureau uitdrukkelijk om een lijst van wat buiten de scope valt. Een bureau dat dat moeilijk vindt, gaat daar tijdens het project ook moeilijk over doen.

2. Wie levert de teksten en de beelden?

Dit is de grootste bron van vertraging in websiteprojecten en ik heb er nooit een uitzondering op gezien. De meeste offertes gaan ervan uit dat de klant de teksten aanlevert. De meeste klanten onderschatten hoeveel werk dat is.

Vraag dus concreet: schrijven jullie de teksten of wij? Worden bestaande teksten herwerkt voor zoekmachines? Wie zorgt voor de foto's? Als het bureau het niet doet, plan dan zelf tijd in, of reken een copywriter mee in je budget. Een site die klaar is maar zes weken op teksten wacht, is geen uitzondering maar de regel.

3. Hoeveel feedbackrondes zitten erin?

Vrijwel elk bureau werkt met een beperkt aantal rondes op het ontwerp, vaak twee. Daarna wordt meerwerk aangerekend. Dat is redelijk, maar het moet in de offerte staan, samen met het uurtarief voor extra werk.

Stel jezelf ook de vraag wie bij jou feedback geeft. Als de zaakvoerder, de verkoopverantwoordelijke en een vennoot elk hun mening hebben en die niet vooraf op één lijn brengen, zijn twee rondes snel op. Spreek intern af wie de knoop doorhakt.

4. Wat gebeurt er na de lancering?

De bouwprijs is maar een deel van de kost. Een website moet gehost worden, updates krijgen en af en toe aangepast worden. Vraag wat hosting, onderhoud en updates per jaar kosten, wat daar precies onder valt en hoe snel het bureau reageert als de site plat ligt.

Zet daarna alles op een rij over drie jaar. Een offerte die bij de bouw 3.000 euro goedkoper is, kan over drie jaar duurder uitvallen door een hogere onderhoudskost. Die vergelijking maakt bijna niemand, terwijl ze het verschil maakt.

5. Van wie is wat?

Op wiens naam komt de domeinnaam te staan? En het hostingaccount, het Google Analytics-account, het beheerdersaccount van de site? Het antwoord moet elke keer zijn: op naam van jouw bedrijf, met een e-mailadres dat jij leest. Het bureau krijgt toegang, maar is geen eigenaar.

Vraag ook of de site gebouwd wordt op een eigen systeem van het bureau of op een gangbaar platform zoals WordPress, Webflow of Shopify. Een eigen systeem is niet per definitie slecht, maar je zit er wel aan vast. Wil je later van bureau wisselen, dan begin je opnieuw. Waarom dat een risico is, beschrijf ik in wanneer je website een risico wordt.

6. Hoe is de prijs opgebouwd?

Sommige bureaus geven een vaste prijs, andere een schatting in uren. Beide kunnen, maar je moet weten welke het is. Bij een schatting in uren wil je weten wat er gebeurt als het project uitloopt. Bij een vaste prijs wil je weten wat als meerwerk telt.

Let op posten als "projectmanagement" of "coördinatie". Die zijn legitiem, want een project moet geleid worden, maar ze nemen vaak 10 tot 20 procent van het totaal in. Vraag wat je daarvoor krijgt: een vast aanspreekpunt, een wekelijkse update, een planning? Hoe een bureau zijn marge opbouwt, lees je in wat agencies je niet vertellen.

De vraag is niet of een offerte duur is. De vraag is of je begrijpt waarvoor je betaalt.

7. Wie werkt er concreet aan?

In het verkoopgesprek zit meestal een zaakvoerder of een senior strateeg. Het werk zelf wordt vaak gedaan door iemand anders, soms een junior, soms een freelancer. Dat is normaal en hoeft geen probleem te zijn. Maar je hebt het recht om te weten wie je projectleider is, wie het ontwerp maakt en wie het bouwt.

Vraag of je die mensen voor de start kan ontmoeten. Een bureau dat daar zonder aarzelen ja op zegt, heeft meestal vertrouwen in zijn team.

8. Hoe weten we of het gelukt is?

Een mooie website is geen doel. Meer aanvragen, minder telefoontjes met dezelfde vraag of betere kandidaten voor vacatures zijn dat wel. Een goede offerte vertrekt vanuit wat de site moet opleveren en zegt hoe dat gemeten wordt.

Vraag concreet of het instellen van metingen erin zit: Google Analytics, het meten van formulieren en telefoonkliks, een cookiebanner die aan de regels voldoet. Dat wordt vaak vergeten en achteraf apart aangerekend. Zonder metingen weet je over een jaar niet of je investering iets opgebracht heeft.

Vergelijk appels met appels

Wil je meerdere offertes vergelijken, geef dan alle bureaus dezelfde schriftelijke briefing. Eén à twee pagina's volstaan: wat doet je bedrijf, wat moet de site opleveren, wat moet er zeker in, wat is je budget en je timing. Vraag hen om hun offerte op te bouwen langs de acht vragen hierboven. Dan kan je ze naast elkaar leggen in plaats van drie verschillende verhalen te moeten vertalen.

En vraag je vooraf af of je wel een nieuwe website nodig hebt. Soms is een grondige opfrissing genoeg. Daarover schreef ik in heb je echt een nieuwe website nodig. Twijfel je bij een offerte die nu op je bureau ligt, dan lees ik ze graag met je na. Dat is precies waarvoor een digitale verantwoordelijke dient.