Een zaakvoerder belt drie bureaus, krijgt drie presentaties te zien en drie offertes die onderling niet te vergelijken zijn. De ene rekent 18.000 euro, de andere 41.000 euro, de derde werkt in fasen zonder totaalbedrag. Hij kiest uiteindelijk de partij waar het gesprek het aangenaamst verliep. Dat is menselijk, en het is ook de reden waarom hij acht maanden later niet weet waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn.
Het probleem zit zelden bij de aanbieders. Het zit bij het proces. Wie zonder vraagstelling gaat shoppen, laat de eerste verkoper die hij spreekt bepalen hoe zijn project eruitziet. Hieronder staat het proces dat dat voorkomt, in vijf stappen. Het kost je ongeveer een halve dag voorbereiding en het verandert de hele rest.
Stap 1: zet zelf op papier wat je vraagt
Dit is de stap die iedereen overslaat en die het meeste oplevert. Schrijf twee bladzijden waarin geen enkele tool voorkomt. Wat is het probleem in gewone taal, hoeveel kost het je vandaag aan uren of gemiste omzet, wat moet er tegen wanneer opgelost zijn, wie beslist er bij jou, en welke budgetvork heb je in gedachten. Die laatste zin durven mensen niet op te schrijven uit angst dat de prijs er dan naartoe kruipt. Zonder budgetvork krijg je alleen offertes die je niet kan betalen of voorstellen die je probleem niet oplossen.
Zet er ook bij wat er al is: welke systemen draaien, waar je klantgegevens staan, wat je vandaag factureert en waarmee. Sinds e-facturatie via Peppol verplicht is voor Belgische btw-plichtigen, hoort de vraag of iets daarop aansluit standaard in je document te staan. En als er meerdere systemen aan elkaar geknoopt moeten worden, is het de moeite om eerst te lezen waarom je eerst een architect nodig hebt, want die vraag beantwoord je beter voor je aan tafel schuift.
Wie zonder eigen vraagstelling gaat praten, krijgt geen offerte maar een voorstel dat past bij wat die partij toevallig het liefst bouwt.
Stap 2: vraag drie partijen exact hetzelfde
Drie is het juiste aantal. Bij twee heb je geen referentie, bij vijf verlies je weken en ga je op gevoel kiezen. Stuur je document naar alle drie, met dezelfde vraag en dezelfde deadline. Vraag uitdrukkelijk om de offerte in dezelfde posten op te bouwen: analyse, bouw, migratie van bestaande data, opleiding, oplevering en nazorg, elk met uren en tarief.
Kies bewust verschillende soorten partijen. Een gespecialiseerd bureau, een kleinere partij en eventueel een freelancer of een leverancier die het product zelf maakt. Je merkt vooral aan de verschillen tussen hun voorstellen waar de echte keuzes liggen. Als alle drie hetzelfde platform voorstellen, weet je iets. Als ze alle drie iets anders voorstellen, weet je nog meer, want dan gaat de discussie over hun voorkeur en niet over jouw probleem. Waarom die voorkeuren bestaan, leg ik apart uit in hoe een bureau zijn geld verdient.
Stap 3: stel tijdens het gesprek de vragen die de verkoop niet uitlokt
In een verkoopgesprek gaat het meestal over mogelijkheden. Jij moet het over uitvoering hebben. Wie doet het werk concreet, hoeveel projecten draait die persoon tegelijk, en wat gebeurt er als hij vertrekt. Vraag naar een project dat is misgelopen en wat ze toen gedaan hebben. Het antwoord op die ene vraag zegt meer dan een portfolio.
Vraag ook naar referenties van een bedrijf van jouw grootte in jouw sector, en bel die effectief op. Niet om te horen of het goed was, want dat zegt iedereen. Vraag hoe de communicatie verliep toen er iets fout ging, hoeveel meerwerk er is aangerekend, en of ze opnieuw zouden kiezen. Twee telefoontjes van tien minuten geven je meer zekerheid dan drie presentaties.
Acht vragen voor het selectiegesprek
1. Wie doet het werk concreet, en hoeveel andere projecten heeft die persoon lopen?
2. Welk project liep de voorbije twee jaar mis, en wat hebben jullie toen gedaan?
3. Wat valt uitdrukkelijk buiten dit voorstel?
4. Hoe wordt meerwerk berekend, en wie keurt het goed voor het gepresteerd wordt?
5. Op wiens naam staan de accounts, de domeinnaam en de licenties na oplevering?
6. Hoe krijg ik mijn data eruit, in welk formaat, en hoe lang duurt dat?
7. Wat gebeurt er als we na een jaar stoppen, en wat kost die overdracht?
8. Wanneer is dit project volgens jullie klaar, en hoe meten we dat?
Stap 4: maak de offertes vergelijkbaar voor je kiest
Zolang de ene 18.000 euro vraagt en de andere 41.000 euro, vergelijk je niets. Zet de posten naast elkaar in een eenvoudige tabel en zoek waar de verschillen zitten. In negen van de tien gevallen zit het verschil in drie dingen: de migratie van bestaande data, de opleiding van je mensen, en de nazorg na oplevering. De goedkoopste offerte is meestal de offerte waar die drie posten ontbreken, en die komen later toch, alleen dan als meerwerk.
Let ook op wat er niet staat. Een offerte die niet beschrijft wat buiten scope valt, is geen offerte maar een intentie. Vraag dat schriftelijk aan te vullen voor je beslist, samen met het uurtarief voor meerwerk. Wie daar vaag over blijft, geeft je vandaag al het antwoord op de vraag hoe de discussie in maand zes zal verlopen. De mechanismen daarachter beschreef ik in waarom digitale projecten langer duren en meer kosten dan gepland.
Kijk daarnaast naar de kost over drie jaar, niet naar de bouwprijs. Licenties, hosting, onderhoud en de uren die je zelf zal moeten leveren. Het gebeurt regelmatig dat de duurste offerte over drie jaar de goedkoopste is.
Stap 5: leg vijf dingen contractueel vast
Je hoeft geen advocaat in te schakelen voor een project van 20.000 euro, maar vijf punten horen zwart op wit te staan. Ten eerste dat alle accounts, domeinnamen, hostingcontracten en licenties op naam van je vennootschap komen. Ten tweede dat je data op elk moment exporteerbaar is in een leesbaar formaat, en dat die export een keer getest wordt tijdens het project.
Ten derde een exitregeling: wat wordt er bij stopzetting overgedragen, binnen welke termijn en tegen welke kost. Ten vierde het uurtarief voor meerwerk en de regel dat meerwerk vooraf schriftelijk goedgekeurd wordt. En ten vijfde een definitie van opgeleverd, want zonder die definitie sleept een project maanden aan. Waarom dat eigenaarschap zo zwaar weegt, staat uitgewerkt in bouwen op huurgrond.
Wat je deze week doet
Begin bij stap een, want die kost je niets en je kan er vanavond aan beginnen. Twee bladzijden, geen tools, wel cijfers. Laat ze lezen door iemand in je bedrijf die het project niet trekt. Als die persoon begrijpt wat er moet gebeuren, begrijpt een leverancier het ook.
Pas daarna bel je drie partijen. En als je twijfelt of je die afweging alleen wil maken, is een externe blik op de voorstellen doorgaans een fractie van de projectkost. Wat dat ongeveer kost, staat in wat een digitale adviseur kost en wanneer hij zich terugverdient. Of je dat nu bij mij haalt of bij iemand anders maakt weinig uit, zolang die persoon niets verdient aan de uitkomst.