Het is de vraag die mensen denken maar zelden stellen voor ze bellen. Wat kost dat, en is dat de moeite voor een bedrijf van mijn grootte? Ik zet de bedragen hieronder gewoon op papier, met de rekensom erbij die bepaalt of het voor jou klopt. Een adviseur die vaag doet over zijn eigen prijzen, is niet de meest geloofwaardige gesprekspartner over die van anderen.
Vooraf een kanttekening die niet in mijn voordeel speelt: extern advies is sinds dit jaar duurder geworden in vergelijking met vroeger, omdat de Vlaamse steun voor digitaliseringsadvies is weggevallen. Daar kom ik verderop op terug, want die rekensom hoor je te kennen voor je beslist.
Wat het concreet kost
Er zijn vier vormen, en welke past hangt af van waar je staat. De Digitale Scan is de instap: 900 tot 1.500 euro voor een intakegesprek, een doorlichting van je systemen, je processen en je uitgaven, en een rapport met bevindingen en een volgorde. Het verschil in prijs komt van de omvang en van hoeveel systemen er in de analyse zitten. Hoe dat in de praktijk verloopt, staat beschreven in hoe een Digitale Scan eruitziet.
De Digitale Roadmap kost 1.500 tot 3.000 euro. Daar zit de analyse in, maar ook werksessies met je team en een uitgeschreven plan voor de komende zes tot twaalf maanden, opgedeeld in stappen met een eigenaar per stap. Dat is de vorm voor wie niet alleen wil weten waar hij staat, maar ook waar hij naartoe gaat.
Voor doorlopende begeleiding zijn er maandformules. Die starten bij 250 euro per maand voor een licht klankbord, met een tussenformule van 600 euro per maand en een intensieve variant van 1.200 euro per maand voor bedrijven die permanent met verandering bezig zijn. Voor concrete projectbegeleiding reken ik 700 tot 900 euro per dag, en losse uren buiten een formule kosten 75 euro. Het volledige overzicht staat op de pagina met het aanbod.
Wat je daar niet voor krijgt
Even belangrijk als de prijs is wat er niet in zit. Er zit geen uitvoering in. Ik bouw geen websites, ik configureer je CRM niet en ik draai je campagnes niet. Er zitten ook geen licenties in: je koopt je software rechtstreeks bij de leverancier, aan de prijs die iedereen betaalt.
En er zit geen commissie in. Ik heb geen partnerovereenkomst met een softwareleverancier en ik krijg geen vergoeding als je een bepaald pakket kiest. Dat is geen morele verdienste, het is gewoon een andere structuur dan die van een bureau dat ook levert. Welke structuren er in de markt bestaan en waarom dat het advies dat je krijgt beïnvloedt, beschrijf ik in wat agencies je niet vertellen over hun verdienmodel.
Een adviseur die niets verdient aan de uitkomst, kan je aanraden om niets te kopen. Dat is de hele meerwaarde, en meteen ook de reden waarom het model beperkt schaalbaar is.
De rekensom: wanneer betaalt dit zich terug
Er zijn twee manieren waarop extern advies geld oplevert, en ze zijn allebei te berekenen op de achterkant van een enveloppe.
De eerste is een vermeden vergissing. Een KMO die op het punt staat een pakket van 15.000 euro te tekenen dat achteraf niet past, verliest niet alleen die 15.000 euro. Er komt de implementatietijd van de eigen mensen bij, de migratie die twee keer moet gebeuren, en de twee jaar dat er met een half werkend systeem gewerkt wordt. Een scan van 1.200 euro die dat voorkomt, is met een factor tien terugverdiend bij de eerste beslissing. Dat is geen belofte, want het lukt niet altijd, maar het is de rekensom die telt.
De tweede is werk dat verdwijnt. Stel dat er drie uur per week aan overtypen en heen en weer mailen wegvalt bij twee mensen. Aan een intern uurloon van 45 euro is dat ruim 6.000 euro per jaar, elk jaar opnieuw. Bij het bouwbedrijf waar ik dat vorig jaar doorrekende, zat de winst niet in nieuwe software maar in het uitzetten van twee overbodige tools en een andere afspraak over wie een werkbon afsluit.
De rekenregel in drie stappen
1. Zet de grootste digitale beslissing van dit jaar op papier, met het bedrag erbij.
2. Schat hoe zeker je bent dat het de juiste keuze is. Onder de 70 procent is externe toetsing goedkoper dan de vergissing.
3. Tel daar de uren handwerk bij die je per week kwijt bent aan overtypen, en zet die om in euro's per jaar.
De subsidie die er niet meer is
Tot begin dit jaar kon je advies over digitalisering indienen bij de kmo-portefeuille en zo een deel terugkrijgen. Dat kan niet meer. Sinds 1 februari 2026 kan je voor de dienst advies nog maar een onderwerp indienen, en dat is cybersecurity, aan 45 procent voor een kleine onderneming binnen een plafond van 7.500 euro steun per jaar. Alle andere adviesthema's, digitalisering incluis, zijn geschrapt. Ook de VLAIO-subsidie voor digitale transformatieprojecten is gesloten.
Dat maakt de rekensom voor externe adviseurs eerlijk gezegd minder aantrekkelijk dan twee jaar geleden. Een scan van 1.200 euro was met steun een pak lichter. Wat wel blijft, is de dienst opleiding, die de acht bestaande thema's behoudt waaronder digitalisering. En er is een fiscale route die veel zaakvoerders over het hoofd zien: de verhoogde kostenaftrek van 120 procent voor kosten rond e-facturatie, voor aanslagjaren 2024 tot en met 2027, en de verhoogde investeringsaftrek van 20 procent voor digitale investeringen. Bespreek dat met je boekhouder. Ik schreef er uitgebreider over in waarom digitaliseringssubsidies zelden het verschil maken.
Wanneer je dit beter niet doet
Er zijn situaties waarin ik zelf afraad om te starten. Als je met minder dan vijf mensen werkt en je digitale werking uit een website en een mailbox bestaat, is er te weinig complexiteit om een adviseur zinvol te maken. Als er intern iemand is die het overzicht heeft en daar ook de tijd voor krijgt, is externe regie overbodig.
En als je vooral iemand zoekt die het werk doet, ben je bij mij verkeerd. Dan heb je een uitvoerder nodig, en dan is de vraag hoe je die kiest belangrijker dan de vraag wat een adviseur kost. Twijfel je of je situatie complex genoeg is, dan helpt het overzicht van aanleidingen voor een doorlichting je verder.
Wat je doet voor je iets beslist
Neem twintig minuten en zet drie getallen op papier: wat je vandaag maandelijks aan software betaalt, wat de grootste digitale beslissing van dit jaar gaat kosten, en hoeveel uur per week je mensen bezig zijn met werk dat een systeem zou moeten doen. Die drie getallen zeggen je meer over de zinvolheid van extern advies dan eender welk verkoopgesprek.
Zijn ze klein, doe dan niets. Zijn ze groot, dan is een gesprek van veertig minuten zonder kost een redelijke volgende stap. Hoe zo'n gesprek verloopt en wat je erna mag verwachten, staat in hoe een eerste gesprek verloopt.