Sinds 1 januari 2026 moet je als in België gevestigde btw-plichtige gestructureerde elektronische facturen kunnen versturen en ontvangen in je verkeer met andere Belgische btw-plichtigen. Dat is geen aankondiging meer, geen roadmap en geen plan voor volgend jaar. Het is de regel, en ze geldt vandaag.
In december 2025 liet de FOD Financiën weten dat er in het eerste kwartaal van 2026 geen sancties zouden volgen voor wie kon aantonen dat hij tijdig en redelijk voorbereid was. Dat was uitdrukkelijk geen algemeen uitstel, en die periode is intussen voorbij. Wie vandaag nog papier of pdf naar Belgische bedrijven stuurt, zit niet meer in een overgangszone.
Sinds wanneer geldt de verplichting, en voor wie?
De verplichting ging in op 1 januari 2026 en slaat op transacties tussen btw-plichtigen die in België gevestigd zijn. Factureer je aan particulieren, dan val je daarvoor buiten de regeling. Factureer je aan een Belgisch bedrijf, dan val je eronder, ook als dat maar een handvol facturen per jaar zijn en ook als je in bijberoep werkt.
De uitwisseling verloopt via Peppol, in het formaat Peppol BIS. Peppol werkt volgens een viercornermodel: jij geeft je factuur door aan je eigen toegangspunt, dat toegangspunt bezorgt ze aan het toegangspunt van je klant, en dat levert ze af in zijn boekhoudsoftware. Je moet dus niet weten welk pakket je klant gebruikt, net zoals je bij een e-mail niet moet weten wie zijn provider is. De officiële informatie staat op efactuur.belgium.be.
Een pdf per e-mail ziet er digitaal uit, maar is wettelijk geen e-factuur. Dat onderscheid is het hele punt van de regeling.
Waarom een pdf per mail niet meetelt
Een e-factuur is een gestructureerd databestand. Leverancier, btw-nummer, factuurlijnen, bedragen en btw-tarieven zitten allemaal in vaste velden, zodat het systeem van je klant ze zonder tussenkomst kan inlezen en boeken. Een pdf is in essentie een afbeelding. Een mens leest die vlot, een boekhoudpakket niet, tenzij via herkenningssoftware die geregeld fouten maakt op net die velden waar het op aankomt.
Voor de meeste bedrijven is dit geen omwenteling van de manier van werken. In de praktijk gaat het om een instelling in software die je al gebruikt, plus een registratie van je btw-nummer in de Peppol-directory zodat andere bedrijven je kunnen bereiken. De ondernemers bij wie het wél pijn doet, zijn diegenen van wie het pakket het gewoon niet aankan. Dat is geen facturatieprobleem maar een softwareprobleem, en het hoort bij de duidelijkste signalen dat je digitale setup niet meer klopt.
Wie valt buiten de e-facturatieplicht?
De lijst met uitzonderingen is kort. Gefailleerde btw-plichtigen moeten niet versturen. Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting evenmin. Forfaitaire btw-plichtigen vallen er voorlopig ook buiten, maar dat regime verdwijnt uiterlijk op 1 januari 2028, dus dat is uitstel en geen vrijstelling. Wie uitsluitend handelingen verricht die vrijgesteld zijn onder artikel 44 van het btw-wetboek, moet niet versturen en ook niet kunnen ontvangen.
Verder is er weinig ruimte voor interpretatie. Heb je een Belgisch btw-nummer en factureer je aan Belgische bedrijven, dan geldt de verplichting voor jou. De grootte van je onderneming speelt geen rol, en er is geen drempel in omzet of aantal facturen waaronder je vrijgesteld bent.
Welke boetes riskeer je?
Nu de tolerantieperiode achter de rug is, staat er een oplopende boete op het niet naleven van de verplichting: 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro vanaf de derde. Tussen twee overtredingen geldt een gratieperiode van drie maanden, wat betekent dat je niet in één controleronde meteen op het hoogste bedrag uitkomt.
Het belangrijkste detail is dat de fiscus je niet eerst hoeft te waarschuwen. Er komt geen aanmaning die je nog even de tijd geeft. Dat maakt dit een van die dossiers waar de zin dat regelen we later een prijskaartje krijgt dat je op voorhand kan uitrekenen.
Hoe je in drie controles weet of je echt in orde bent
Veel zaakvoerders denken dat het geregeld is omdat hun boekhouder ooit iets heeft aangevinkt. Dat is soms zo, maar dan nog is het de moeite om het zelf na te gaan. Drie controles volstaan, en je kan ze samen met je boekhouder op een halfuur doen.
Drie controles in een halfuur
1. Staat je btw-nummer in de Peppol-directory? Vraag je softwareleverancier of boekhouder om te tonen dat je onderneming vindbaar is als ontvanger. Zolang je niet in die directory staat, kan niemand je een e-factuur bezorgen.
2. Is er een e-factuur écht toegekomen? Laat een leverancier of een bevriende ondernemer een testfactuur sturen en kijk of ze in je software verschijnt zonder dat iemand iets moet overtypen.
3. Vertrekt er ook een e-factuur? Maak een factuur aan voor een Belgische klant en controleer of ze via Peppol vertrekt en niet als pdf-bijlage in een mailtje.
Op de Belgische markt ondersteunen Exact Online, Winbooks, Yuki, Billit, Teamleader en Odoo het Peppol-netwerk. Zit je daar niet tussen, dan is het gesprek met je leverancier dringender dan je denkt. En overweeg je toch al een nieuw systeem, neem Peppol dan mee als selectiecriterium, want dat is precies wat ik behandel in het artikel over welk CRM past bij een Belgische KMO. Niet elk internationaal pakket heeft native ondersteuning, en dat merk je pas als de eerste factuur moet buitengaan.
Wat de fiscus bijdraagt
De overheid heeft de overstap fiscaal ondersteund. Kleine vennootschappen en zelfstandigen genieten voor de aanslagjaren 2024 tot en met 2027 een verhoogde kostenaftrek van 120% op de rechtstreekse kosten van e-facturatie: het abonnement op je factureringspakket, advieskosten, en de meerprijs voor e-facturatiefunctionaliteit als die apart op de factuur vermeld staat. Afschrijvingen tellen niet mee. Daarnaast bestaat er sinds 1 januari 2025 een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen. De voorwaarden staan op de pagina over fiscale stimulansen.
Die fiscale route is intussen belangrijker geworden dan de klassieke subsidiepiste, want de kmo-portefeuille subsidieert sinds 1 februari 2026 geen digitaliseringsadvies meer. Ik schreef daarover uitgebreider in het stuk over wat subsidies wel en niet doen voor je digitale keuzes.
Wat er in 2028 aankomt: e-reporting
Op 18 juli 2026 keurde de ministerraad een voorontwerp van wet goed dat vanaf 1 januari 2028 near-realtime elektronische rapportering van factuurgegevens invoert. Let op de bewoording: dit is een voorontwerp, de parlementaire goedkeuring moet nog volgen. Het is dus geen vaststaand recht, maar het is wel de duidelijkste indicatie van waar dit naartoe gaat.
Wat er in die tekst staat, is de moeite om nu al te kennen. De rapportering wordt dubbelzijdig: zowel de leverancier als de afnemer meldt de gegevens. De verzending loopt opnieuw via Peppol, ditmaal in een vijfcornermodel waarbij de fiscus de vijfde hoek is. Het rapporteringsvenster bedraagt vijf dagen. En voor wie eronder valt, verdwijnt de jaarlijkse klantenlisting. Meer detail staat in de mededeling van de ministerraad.
Dat maakt de kwaliteit van je factuurdata belangrijker dan de snelheid van je facturatie. Een venster van vijf dagen betekent dat de factuur binnen die termijn correct in het systeem moet staan, met de juiste btw-code en de juiste klantgegevens. Wie vandaag nog factureert vanuit een spreadsheet en pas op het einde van de maand alles doorgeeft aan de boekhouder, heeft daar tegen 2028 een probleem. Dat is meteen ook de reden waarom facturatie voor veel KMO's het logische startpunt is als je nadenkt over waar je begint met automatiseren: het gebeurt vaak, het is repetitief, en de regelgeving duwt toch al in die richting.
De eerste stap is klein en kost je vandaag een halfuur: bel je boekhouder en vraag hem om samen de drie controles hierboven te doen. Krijg je geen sluitend antwoord op de vraag of er al een e-factuur is binnengekomen én buitengegaan, dan weet je genoeg. Loopt het gesprek uit op de vaststelling dat je pakket dit niet aankan, dan is dat geen kleine ingreep meer maar een keuze die je best in samenhang bekijkt met de rest van je systemen. Daar helpt een Digitale Scan bij, al is die vaak niet eens nodig als het gewoon om een instelling gaat.