Elektronisch factureren is voor veel Belgische KMO's nog altijd iets vaags en toekomstigs. Maar het is dat al een tijdje niet meer. Voor overheidsopdrachten is e-facturatie al verplicht, en voor business-to-business transacties komt de verplichting er gefaseerd aan. De vraag is niet meer of jullie bedrijf dit moet aanpakken, maar wanneer en hoe.
Het verwarrende is dat veel ondernemers denken dat ze al elektronisch factureren omdat ze facturen digitaal versturen. Een PDF per e-mail is echter geen e-factuur in de wettelijke zin. Elektronische facturatie is een gestructureerd digitaal formaat dat automatisch leesbaar is voor boekhoud- en ERP-systemen.
Een PDF per e-mail is geen e-factuur. Het ziet er digitaal uit, maar voldoet niet aan de wettelijke vereisten die eraan komen.
Wat e-facturatie concreet betekent
De standaard die in België en Europa gebruikt wordt, is gebaseerd op het Peppol-netwerk. Peppol is een internationale infrastructuur voor elektronische documenten, vergelijkbaar met een digitaal postsysteem waarop zowel verzenders als ontvangers zijn aangesloten. Als zowel de factuurstuurder als de ontvanger op Peppol zijn aangesloten, verlopen facturen volledig geautomatiseerd.
Voor Belgische KMO's betekent dit concreet dat je boekhoud- of facturatieprogramma het Peppol-formaat moet ondersteunen, dat je een Peppol-adres gekoppeld aan je btw-nummer hebt aangemaakt, en dat je leveranciers en klanten dezelfde infrastructuur gebruiken voor de volledige automatisering.
Wat de timing is
Voor B2B-transacties wordt e-facturatie in België gefaseerd verplicht. Grote bedrijven gaan als eerste, gevolgd door middelgrote en kleine ondernemingen. De meest relevante datum voor veel KMO's is de verplichting om e-facturen te kunnen ontvangen via Peppol. Dat is technisch minder complex dan zelf versturen, maar vraagt wel dat je boekhoudprogramma compatibel is en correct is ingesteld.
Raadpleeg de meest actuele timing via de website van de FOD Financiën of via je boekhouder, aangezien de exacte data en drempelwaarden nog kunnen wijzigen.
Wat je nu al kan doen
De eerste vraag die je moet stellen, is of je huidige boekhoud- of facturatiesoftware Peppol ondersteunt. De meeste bekende pakketten op de Belgische markt — zoals Exact Online, Winbooks, Yuki, Billit en anderen — ondersteunen dit al of werken eraan. Contacteer je softwareleverancier of boekhouder als je het niet zeker weet.
De tweede stap is het registreren van je btw-nummer in de Peppol-directory. Dat doe je via je boekhoudprogramma of via een gecertificeerde Peppol-toegangspunt. Dit is een eenmalige configuratiestap die je in staat stelt om Peppol-facturen te ontvangen.
Tot slot is het zinvol om met je boekhouder te overleggen over hoe jullie samenwerking eruitziet in een e-facturatieomgeving. Veel boekhouders werken al met Peppol-compatibele software en kunnen je begeleiden bij de overstap.
De meeste bedrijven hoeven hun workflow niet volledig te herzien. Vaak gaat het om een configuratiestap in software die je al gebruikt.