Elke adviseur heeft een favoriet CRM, en dat favoriet is bijna altijd het systeem waar hij zelf mee groot geworden is of waar een partnervergoeding aan vasthangt. Ik verkoop geen software en krijg geen commissie, dus wat hieronder staat is gewoon wat ik zie bij Belgische bedrijven van vijf tot honderd mensen. Er is sinds 1 januari 2026 bovendien een factor bijgekomen die in de meeste vergelijkingen nog altijd ontbreekt: kan je systeem een echte e-factuur versturen en ontvangen via Peppol?
Waarom een CRM-keuze zelden op de tool stukloopt
De meeste bedrijven beginnen bij een functievergelijking. Drie systemen naast elkaar, afvinken wie wat kan, en de tool met de langste lijst wint. Zes maanden later staan er duizend contacten in die niemand nog bijwerkt en gaat de opvolging opnieuw via de mailbox van de zaakvoerder.
Dat komt zelden door de verkeerde software. Het komt doordat vooraf nooit is afgesproken wat het systeem moet oplossen. Wie maakt een contact aan, en op welk moment? Wat is een lead en wat is een klant? Waar staat de prijsafspraak, in het CRM of in het boekhoudpakket? Zonder die antwoorden is elk CRM een duurdere versie van een gedeeld Excel-bestand. Daarom begin ik zelden bij de tool en meestal bij de vraag waar welk gegeven thuishoort.
De tweede vraag die je beter vooraf stelt: is een CRM wel je knelpunt? Als je te weinig aanvragen krijgt, lost geen enkel systeem dat op. De volgorde waarin je investeert hangt af van waar het echt vastloopt, niet van wat er het vlotst verkocht wordt.
Een CRM dat na drie maanden leegstaat, is geen mislukte tool. Het is een mislukte invoering.
Peppol is sinds 2026 een echt selectiecriterium
Gestructureerde e-facturatie tussen in België gevestigde btw-plichtigen is verplicht sinds 1 januari 2026. Een pdf die je per mail stuurt telt niet mee, want dat is geen e-factuur in de wettelijke zin. De tolerantieperiode die de FOD voor het eerste kwartaal van 2026 aankondigde, is intussen voorbij. De boetes lopen van 1.500 euro bij een eerste overtreding over 3.000 euro bij een tweede naar 5.000 euro vanaf de derde, met tussen twee overtredingen een gratieperiode van drie maanden. Wat je precies moet regelen staat in het overzicht daarover, en de officiële uitleg vind je bij FOD Financiën.
Dit raakt je CRM-keuze zodra je offertes en facturen in hetzelfde systeem wil maken. Odoo levert een gratis en onbeperkt Peppol-toegangspunt en zet dat expliciet af tegen leveranciers die per document aanrekenen. Teamleader ondersteunt Peppol eveneens: versturen naar België, Nederland en Luxemburg, ontvangen voor België en Luxemburg. HubSpot heeft geen native ondersteuning, en in de HubSpot-community loopt sinds mei 2024 een openstaand feature-verzoek zonder officiële reactie.
Dat maakt HubSpot niet onbruikbaar in België, maar je facturatie gebeurt dan elders, bijvoorbeeld in Exact Online, Winbooks, Yuki of Billit, met een koppeling ertussen. Reken die koppeling mee, want ze kost geld bij de bouw en ze is het eerste wat breekt bij een update.
De drie systemen, eerlijk naast elkaar
HubSpot
Marketing- en salesplatform met een CRM als fundament
Geschikt voor: bedrijven waar sales en marketing in één systeem moeten zitten: leads uit websiteformulieren, e-mailcampagnes, een pijplijn met duidelijke fases en rapportage over waar deals stranden. De gratis versie voor twee gebruikers is een correct startpunt om te zien of je team in een CRM wil werken.
Minder geschikt voor: bedrijven die vooral operationeel werken met offertes, werkbonnen, projecten en facturatie. Dat kan, maar dan stapel je modules en betaalde zetels op elkaar en loopt de prijs sneller op dan de simulatie liet zien.
Teamleader
CRM, offertes en facturatie in één, gebouwd voor Europese KMO's
Geschikt voor: dienstverleners, installateurs, bureaus en handelsbedrijven van vijf tot vijftig mensen die de lijn van aanvraag naar offerte naar factuur in één omgeving willen. Peppol zit erin, de koppelingen met Belgische boekhoudpakketten zijn er, en de drempel voor een team dat nog nooit met een CRM werkte ligt laag.
Minder geschikt voor: organisaties met een complexe salesorganisatie of zware marketingautomatisering. En voor bedrijven die naast klanten ook voorraad, productie of aankoop willen sturen, want daar houdt Teamleader op en begint een ERP.
Odoo
Modulair pakket waarin CRM slechts één app is tussen tientallen andere
Geschikt voor: bedrijven die verder kijken dan klantopvolging en ook voorraad, aankoop, productie, projecten of boekhouding willen integreren. Ook geschikt voor de kleine onderneming die enkel CRM wil, want One App Free geeft je één app met een onbeperkt aantal gebruikers zonder kosten.
Minder geschikt voor: een bedrijf zonder interne trekker. Odoo is zelden een kwestie van aanzetten en beginnen: zodra je meerdere apps combineert komt er configuratie bij kijken en meestal een partner, en die uren wegen zwaarder dan de licentie.
Wat kost dat in de praktijk?
De drie rekenen op drie verschillende dingen, wat vergelijken lastig maakt. Ik geef de bedragen zoals de leveranciers ze zelf publiceren, in de munt waarin ze ze tonen.
HubSpot rekent per zetel
Sinds maart 2024 werkt HubSpot met een seats-model. Elke gebruiker die iets bewerkt heeft minstens een Core Seat nodig, meelezen blijft gratis. In de officiële productcatalogus kost een Core Seat 20 dollar bij Starter, 50 dollar bij Pro en 75 dollar bij Enterprise. Een Sales-, Service- of Revenue Seat kost 50 dollar bij Pro en 75 dollar bij Enterprise. De publieke prijspagina spreekt die catalogus op punten tegen, dus behandel elk eurobedrag online als indicatie en vraag een offerte op naam.
Daarnaast is er de Breeze AI Assistant, die op credits werkt: 500 per maand bij Starter, 3.000 bij Pro en 5.000 bij Enterprise. Extra credits kosten 0,010 dollar per stuk en zijn niet overdraagbaar naar de volgende maand. Dat merk je pas op de factuur van maand vier.
Teamleader rekent per gebruiker, met veel kortingen
Teamleader heeft drie productlijnen. One is voor freelancers, Focus is de KMO-lijn met de pakketten SMART, GROW en FLOW, en Orbit is een apart product voor bureaus vanaf ongeveer twintig medewerkers, met projectbeheer, capaciteitsplanning en financiële rapportage. Orbit is dus geen nieuwe naam voor Focus, en dat wordt regelmatig verward in offertes.
Op de eigen prijspagina start Focus vanaf ongeveer 37,50 euro via een calculator. Pakketprijzen op vergelijkingssites stemmen niet overeen met wat Teamleader zelf toont. Wat de site wel expliciet vermeldt zijn de kortingen: 25 procent op de eerste factuur, 17 procent bij jaarfacturatie, de tweede gebruiker gratis en 50 procent vanaf de zesde gebruiker. Er is geen gratis versie, wel veertien dagen proef zonder kredietkaart. Bovenop het pakket komen boosters van 5 tot 50 euro per maand voor projectbeheer, planning, werkbonnen, een centrale inbox of de boekhoudkoppeling.
Odoo rekent per gebruiker, ongeacht het aantal apps
Odoo heeft One App Free: één app naar keuze, een onbeperkt aantal gebruikers, gratis op Odoo Online. Voor een klein bedrijf dat enkel klantopvolging zoekt, is dat vaak letterlijk genoeg. Daarboven kost Standard 24,90 dollar en Custom 49,00 dollar per gebruiker per maand bij jaarfacturatie, en bij maandfacturatie respectievelijk 31,10 en 61,10 dollar. De Nederlandstalige pagina toont voor Standard 24,31 euro. Custom bevat alle apps, Studio, multi-company en API-toegang.
Odoo 19 is uit sinds september 2025 en een opvolger is niet aangekondigd. Onthoud vooral dat je budget bij Odoo zelden in de licentie zit, maar in configuratie, datamigratie en begeleiding. Wie enkel licenties vergelijkt, komt bij Odoo altijd als goedkoopste uit en dat klopt zelden.
Vergelijk niet de prijs van de licentie, maar de prijs van drie jaar gebruik inclusief invoering, koppelingen en de uren van je eigen mensen.
De vierde optie: nog geen CRM, of het CRM dat je al hebt
Regelmatig is het eerlijke antwoord op de vraag "welk CRM" gewoon: nog geen. Als je enkele tientallen actieve klanten hebt en de zaakvoerder kent ze allemaal bij naam, dan voegt een CRM administratie toe zonder een probleem op te lossen. Het probleem ontstaat pas wanneer twee mensen dezelfde klant opvolgen zonder van elkaar te weten wat er afgesproken is.
Er is ook een tussenweg die vaak over het hoofd wordt gezien. Je boekhoudpakket houdt al klantgegevens, offertes en facturen bij, en heeft in België meestal al Peppol-ondersteuning. Voor een bedrijf met vooral herhaalopdrachten en weinig nieuwe leads is dat soms voldoende voor de eerstvolgende twee jaar.
Wat je in elk geval niet doet, is een CRM erbovenop zetten terwijl de bestaande tools blijven doorlopen. Dan heb je klantgegevens op drie plaatsen en betaal je er ook nog drie keer voor. Bij vrijwel elk traject staat opruimen wat er al is vóór het aankopen van iets nieuws.
De beslisregel in vier lijnen
Teamleader: als je hele lijn van aanvraag over offerte tot factuur in één systeem moet, met Peppol en Belgische boekhoudkoppelingen, en niemand bij jou technisch is.
Odoo: als je meer wil sturen dan klanten alleen, of als je met One App Free eerst gratis wil aftasten of een CRM bij jullie blijft leven.
HubSpot: als leadgeneratie en salesopvolging het echte werk zijn en facturatie sowieso elders gebeurt.
Geen van de drie: als er nog geen afspraak bestaat over wie wat registreert. Los dat eerst op, anders koop je een dure lege doos.
Waar je op let voor je tekent
Een CRM wordt de plek waar je klantrelaties staan, meteen het gevoeligste bezit van je bedrijf. Vraag daarom voor je tekent hoe je eruit geraakt: kan je contacten, activiteiten en documenten in een bruikbaar formaat exporteren, en wie kan dat als de beheerder er niet meer is? Elke leverancier zegt ja. Laat het één keer tonen tijdens de proef.
Let ook op groei. Bij een model per gebruiker is de zesde medewerker duurder dan de eerste, tenzij er kortingstrappen zijn, en bij een model per zetel scheelt het veel of iemand bewerkt of enkel meeleest. Simuleer beide scenario's: vandaag, en met dubbel zoveel gebruikers. Afhankelijk worden van je leverancier is onvermijdelijk, maar het is een afhankelijkheid die je bewust kiest in plaats van erin te rollen.
Wat je deze week concreet doet
Neem één blad papier en schrijf drie dingen op. Wat je vandaag kwijtraakt of vergeet, met een voorbeeld van de voorbije maand. Wie het systeem gaat beheren en hoeveel uur per week die persoon daarvoor krijgt. En of je facturatie in hetzelfde systeem moet. Met die drie antwoorden valt er meestal al één systeem af, soms alle drie.
Zet daarna twee proefaccounts op in dezelfde week en voer er tien echte klanten in, geen testdata. Wat na tien klanten omslachtig aanvoelt, wordt na duizend niet beter. Wil je die afweging maken met iemand die niets aan de keuze verdient, daar is de Digitale Scan voor.