Microsoft 365 zit bij bijna elke KMO in het softwarepakket. Het is vertrouwd, het is breed, en het is er gewoon. Maar vertrouwd en breed wil niet altijd zeggen nuttig en goed ingericht. Dit is geen blog vol technisch jargon, maar vijf eerlijke vragen die je helpen beoordelen hoe jullie Microsoft 365 vandaag effectief wordt ingezet.
Doorloop de vragen eerlijk. De antwoorden geven je een goed beeld van hoeveel waarde jullie op dit moment halen uit wat jullie betalen.
Weet iedereen in je team wat er in jullie Microsoft 365-pakket zit?
Als de eerlijke respons 'nee' of 'waarschijnlijk niet' is, is dat al een relevante vaststelling. De meeste bedrijven kopen Microsoft 365 als pakket en gebruiken vervolgens de tools die ze kennen of gewend zijn. Word, Excel, Outlook. Maar het pakket bevat ook Teams, SharePoint, OneNote, Planner, Forms, Power Automate, en in hogere abonnementen ook Power BI en Intune. Als niemand weet wat er in zit, is het quasi zeker dat er tools onbenut blijven waarvoor jullie wel betalen.
Hoe bewaren jullie gedeelde documenten?
Als het antwoord 'in een gedeelde map op OneDrive of SharePoint' is en iedereen weet hoe die structuur werkt, is dat een goed teken. Als het antwoord 'via e-mail', 'ieder in zijn eigen OneDrive', 'we hebben een gedeelde schijf op het netwerk', of 'dat verschilt per persoon' is, dan is er een structuurprobleem dat onnodig tijd en frustratie kost. SharePoint en OneDrive zijn precies ontworpen voor gedeeld documentbeheer, maar ze werken alleen als er afspraken zijn over hoe ze worden gebruikt.
Welke andere tools betalen jullie naast Microsoft 365?
Maak een lijstje van alle digitale abonnementen die jullie bedrijf betaalt: Zoom, Trello, Monday, Slack, Dropbox, DocuSign, Miro. Kijk daarna welke functionaliteiten Microsoft 365 biedt die overlappen met wat die tools doen. Teams vervangt Zoom en Slack in de meeste gevallen volledig. SharePoint vervangt Dropbox. Planner vervangt Trello voor veel teams. Als jullie betalen voor tools waarvan de functionaliteit al in het Microsoft 365-pakket zit, is dat geld dat direct terug kan.
Heeft iemand in je team ooit Power Automate geopend?
Power Automate is het automatiseringsplatform van Microsoft dat inbegrepen is in de meeste Microsoft 365-plannen. Het laat je toe om repetitieve taken te automatiseren zonder code te schrijven: een automatische melding als iemand een formulier invult, een goedkeuringsflow voor interne aanvragen, een automatische archivering van documenten. Voor de meeste KMO's is dit volledig onbekend terrein, terwijl het zonder extra kost beschikbaar is.
Klopt het aantal licenties dat jullie betalen nog?
Dit is een praktische vraag die verrassend zelden gesteld wordt. Als er medewerkers weg zijn gegaan en hun licentie niet werd uitgeschakeld, betalen jullie voor accounts die niemand meer gebruikt. Als er mensen zijn die alleen Outlook nodig hebben maar een Business Premium-licentie hebben, betalen jullie meer dan nodig. Een jaarlijkse controle van de actieve licenties kost een uur en kan direct een besparing opleveren.
Wat je met deze inzichten kan doen
Als je op de meeste vragen hierboven een eerlijk antwoord hebt kunnen geven en dat antwoord richting 'we gebruiken lang niet alles' of 'we weten het eigenlijk niet goed' wijst, zijn er twee mogelijke stappen. De eerste is een interne audit: breng in kaart welke tools actief worden gebruikt, door wie, en waarvoor. De tweede is een gesprek over wat er nodig is om de tools die al betaald zijn ook effectief in te zetten.
De juiste vraag is niet of Microsoft 365 genoeg te bieden heeft. De vraag is of jullie er vandaag genoeg uit halen voor wat je betaalt.