Je betaalt elke maand per medewerker voor Microsoft 365, en de kans is groot dat niemand in je bedrijf nog precies weet welk abonnement daar tegenover staat. Bij de meeste KMO's die ik zie, is die keuze ooit één keer gemaakt door de partij die de laptops leverde, en daarna nooit meer bekeken. Ondertussen zijn de tarieven veranderd, is er een pakket met de naam Copilot bijgekomen, en lopen er nog licenties door voor mensen die vorig jaar vertrokken zijn.
Dit gaat over de factuur, niet over de vraag of jullie de tools ook echt gebruiken. Die tweede vraag is minstens even belangrijk en meestal duurder, en daarvoor schreef ik een apart stuk over welke functies bij bijna elke KMO stil blijven liggen. Hier kijken we enkel naar wat je betaalt en waarvoor.
Wat kost Microsoft 365 vandaag in België?
Microsoft publiceert de Belgische tarieven zelf op zijn eigen productpagina. Bij een jaarabonnement betaal je per gebruiker per maand 5,20 euro voor Business Basic, 10,80 euro voor Business Standard en 19,10 euro voor Business Premium. Daarnaast bestaat Apps for business aan 11,00 euro bij jaarfacturatie.
Dat laatste pakket is meteen het beste voorbeeld van een kost die je zelf in de hand hebt. Apps for business kost 13,20 euro bij maandfacturatie tegenover 11,00 euro bij jaarfacturatie. Dat is twintig procent meer voor precies hetzelfde, in ruil voor de vrijheid om elke maand te kunnen opzeggen. Bij een team van vijftien mensen dat al vier jaar met dezelfde tools werkt, is die vrijheid een dure verzekering tegen iets wat toch niet gaat gebeuren.
Reken één keer per jaar uit wat je totaal betaalt. Niet per gebruiker, maar het bedrag dat effectief van je rekening gaat. Bij twintig medewerkers op Business Standard aan het jaartarief is dat 216 euro per maand, of 2.592 euro per jaar. Dat is geen dramatisch bedrag, maar het is wel een bedrag waar je een beslissing over hoort te nemen in plaats van het te ondergaan.
Wat is er op 1 juli 2026 veranderd?
Volgens de aangekondigde tariefwijziging van 1 juli 2026 ging Business Basic met 16,7 procent omhoog en Business Standard met 12 procent. De frontlineplannen stegen het sterkst, met 33,3 procent voor F1 en 25 procent voor F3. Bij de enterprisepakketten ging E3 met 13 procent omhoog en E5 met 5,3 procent. Microsoft motiveert dat met uitgebreidere AI-, beveiligings- en beheerfuncties.
Het interessantste stukje van die aankondiging is wat er níét gebeurde: Business Premium bleef ongewijzigd. Daardoor is het prijsverschil tussen Standard en Premium kleiner geworden zonder dat je zelf iets deed. Wie die keuze twee jaar geleden maakte op basis van de toenmalige verhouding, maakt ze vandaag mogelijk anders.
Een tariefwijziging is zelden een reden om te veranderen. Ze is wel een goed moment om nog eens te kijken of de keuze van toen nog klopt.
Business Standard of Business Premium: waar ligt de grens?
Het verschil tussen Standard en Premium is 8,30 euro per gebruiker per maand, dus 99,60 euro per gebruiker per jaar. Daarvoor krijg je geen extra Office-toepassingen maar een beheer- en beveiligingslaag: Intune voor het beheer van toestellen, Defender for Business, Entra ID P1 en Azure Information Protection.
De vraag is dus niet of je meer functies wil. De vraag is of iemand die laag effectief gaat inrichten. Intune dat niemand configureert, is honderd euro per persoon per jaar voor een gerustheid die niet bestaat. Dat is exact hetzelfde patroon als bij de andere signalen dat een digitale setup scheef zit: de aankoop is gebeurd, de inrichting niet.
In de praktijk gebruik ik drie vragen. Rijden er laptops buiten je kantoor rond met bedrijfsdata erop? Komen en gaan er regelmatig mensen, waardoor accounts snel en volledig afgesloten moeten worden? Werk je met gegevens waar een klant of verzekeraar vragen over kan stellen? Bij twee keer ja is Premium meestal het eerlijke antwoord, op voorwaarde dat je ook iemand aanduidt die het opzet. Bij drie keer nee betaal je met Standard genoeg.
Moet je betalen voor Copilot?
Hier zit de grootste verwarring van het moment, en ook de grootste kans om onnodig geld uit te geven. Copilot Chat is sinds 15 januari 2025 gratis voor alle commerciële Microsoft 365-gebruikers. Je krijgt chat met webverankering, bestandsupload, Copilot Pages en beeldgeneratie, en Enterprise Data Protection geldt zodra je met je werkaccount aanmeldt, zonder meerkost. Je prompts en antwoorden worden niet gebruikt om de onderliggende modellen te trainen. Dat is voor veel KMO's al een merkbaar betere situatie dan tien mensen die elk op eigen houtje iets in een gratis AI-tool plakken, en het is precies de reden waarom het de moeite loont om na te denken over welke bedrijfsdata je aan een AI-tool geeft.
Microsoft 365 Copilot Business is de betalende variant, sinds eind 2025 beschikbaar voor organisaties tot 300 medewerkers. Reken op ongeveer 15 tot 18 euro per gebruiker per maand, afhankelijk van de acties die op dat moment lopen. Dat is bijna een verdubbeling van een Business Standard-licentie. Mijn advies is nuchter: neem dat niet voor iedereen. Neem het voor twee of drie mensen die er dagelijks mee zouden werken, laat het drie maanden draaien, en beslis daarna op basis van wat je gezien hebt.
Twee kleine dingen om te weten. Zelf agents bouwen kan, maar die worden per verbruik afgerekend via Copilot Studio, en SharePoint-agents lopen via een Azure-abonnement aan 0,01 dollar per bericht. Dat lijkt niets tot iemand een agent op een groot archief loslaat. En de aangekondigde intrekking van Copilot Chat in Word, Excel, PowerPoint en OneNote vanaf 15 april 2026 voor ongelicentieerde gebruikers geldt enkel bij organisaties met meer dan 2.000 seats. Als KMO raak je die toegang dus niet kwijt, ook al leest het bericht alsof iedereen getroffen wordt.
Waar KMO's structureel te veel betalen
Drie posten komen bijna altijd terug. De eerste zijn licenties van mensen die weg zijn. Niemand is verantwoordelijk voor het afsluiten, dus loopt het door. Bij een bedrijf met twintig mensen en drie vergeten accounts op Business Standard is dat meer dan 380 euro per jaar voor niets.
De tweede post is dubbele software. Je betaalt voor opslag bij een externe dienst terwijl SharePoint in elk Business-plan zit, met 1 TB per organisatie plus 10 GB per licentie. Voor vijftig medewerkers is dat 1,5 TB gedeelde ruimte, los van de OneDrive-ruimte per gebruiker. Dat is voor de meeste KMO's ruim voldoende, en het maakt een aparte opslagdienst moeilijk te verdedigen. Voor de bredere afweging tussen opslagplatformen schreef ik een vergelijking van wat er echt verschilt tussen Notion, SharePoint en Google Drive. Diezelfde oefening voor al je abonnementen staat in het stuk over wat we bij klanten als eerste schrappen.
De derde post is het omgekeerde: te weinig betalen op de verkeerde plek. Iemand die enkel Outlook nodig heeft op Business Premium is geldverspilling, maar de zaakvoerder die alle klantcontracten beheert op Basic is een risico. Uniformiteit is comfortabel, maar het is zelden de goedkoopste opstelling.
De beslisregel in het kort
Basic als je vooral e-mail en de webversies nodig hebt en er weinig gevoelige data op toestellen staat.
Standard als je de volwaardige werkomgeving wil en er niemand is die beheer en beveiliging zal opvolgen.
Premium als er toestellen buiten kantoor rondgaan of mensen snel in en uit dienst gaan, en er iemand is die Intune en Defender effectief inricht.
Copilot Business pas nadat twee of drie mensen drie maanden met de gratis Copilot Chat gewerkt hebben en er iets concreets uit kwam.
Wat je deze week doet
Vraag de lijst met actieve licenties op bij wie je Microsoft 365-beheer doet, of haal ze zelf uit het beheercentrum. Zet daar drie kolommen naast: wie is dit, werkt die persoon hier nog, en welk pakket heeft ze. Die oefening duurt een uur en levert bij ongeveer de helft van de bedrijven meteen iets op.
Wat je daarna doet, hangt af van wat er in die kolommen staat. Staan er namen die er niet meer horen, dan is dat gewoon opkuis. Staat er overal hetzelfde pakket terwijl het werk sterk verschilt, dan is er een keuze te maken. Twijfel je waar je met je bredere digitale opzet staat, dan geeft de digitale keuzes-quiz je in enkele minuten een richting.
En als de conclusie is dat je licenties correct zitten, dan is de volgende vraag pas echt interessant: haal je er ook uit wat je betaalt.