Bij een nieuwe klant is mijn eerste vraag nooit wat ze nodig hebben. De eerste vraag is wat ze betalen voor iets dat niets oplevert. In bijna elk bedrijf dat ik doorlicht staan er abonnementen open die geld kosten, tijd kosten of aandacht kosten zonder dat iemand nog kan uitleggen waarom. Die gaan eruit voor we ook maar één nieuwe tool bespreken.
Dat klinkt logisch en het gebeurt bijna nooit. Digitale setups groeien in één richting: er komt iets bij wanneer iemand een goed idee heeft of een bureau iets aanraadt, en er gaat zelden iets af. Hieronder staat hoe je die oefening zelf doet, wat er meestal sneuvelt, en de ene regel waar je niet van mag afwijken.
Hoe je de lijst maakt, in drie stappen
Haal de abonnementen uit de boekhouding
Vraag je boekhouder om alle terugkerende kosten van de voorbije twaalf maanden, met de leverancier en het bedrag. Vul dat aan met de kredietkaartafschriften, want daar staat wat nooit als factuur is binnengekomen. Reken op een uur. In die lijst staan bij een gemiddelde KMO tussen de vijftien en de veertig regels, en meestal is dat meer dan de zaakvoerder verwacht.
Zet er per lijn een naam en een doel bij
Twee kolommen volstaan: wie gebruikt dit, en waarvoor. Vul ze niet zelf in vanuit je bureau, maar vraag het. De regels waar je geen naam bij kan zetten, zijn je kandidaten. De regels waar wel een naam bij staat maar waar het doel vaag blijft, zijn de interessantere gevallen, want daar zit vaak dubbel werk met iets anders dat je al hebt.
Controleer de opzegtermijn voor je iets beslist
Jaarcontracten die stilzwijgend verlengen, zijn de reden waarom een opruimactie in mei soms pas in januari effect heeft. Noteer per lijn de einddatum en de opzegtermijn. Zet daar meteen een herinnering bij, want anders sta je er volgend jaar weer voor. Een halfuur werk dat een jaar verlies scheelt.
Wat er bij een KMO het vaakst sneuvelt
De tweede projecttool
Er staat een projecttool open, en daarnaast leeft de echte planning in Excel of op een whiteboard. Of twee afdelingen kozen elk hun eigen pakket. Dan betaal je twee keer voor iets dat maar op één plek waar kan zijn. De keuze is niet welke tool beter is, maar welke plek de bron van waarheid wordt. Zonder die afspraak levert een derde tool ook niets op.
De losse chattool naast Teams
Wie een Microsoft 365 Business-abonnement heeft, betaalt Teams al. Toch draait er in veel bedrijven nog een aparte chattool, meestal omdat iemand die drie jaar geleden heeft ingevoerd en de rest is gevolgd. Twee kanalen naast elkaar betekent dat afspraken op twee plekken staan en op geen van beide teruggevonden worden. Hetzelfde geldt voor bestandsopslag, want SharePoint zit in elk Business-plan met 1 TB per organisatie plus 10 GB per licentie.
De e-mailmarketingtool die niemand nog opent
Een nieuwsbrieftool die is aangekocht voor een campagne, met daarna twee verzendingen en nu al achttien maanden stilte. Die abonnementen worden vaak per contact gefactureerd, dus je betaalt voor een lijst die je niet gebruikt en die intussen ook verouderd is. Als je binnen het jaar niet gaat mailen, zeg dan op. De lijst neem je mee via een export.
De formulierentool naast wat je al hebt
Een apart pakket voor online formulieren of afspraken, terwijl Forms en Bookings gewoon in je Microsoft 365-abonnement zitten. Dat is zelden een grote uitgave, maar het is wel typisch: je betaalt een tweede keer voor iets dat je al hebt omdat niemand wist dat het erbij zat. Meer van die stilliggende functies staan in het overzicht van wat je in Microsoft 365 niet gebruikt.
De retainer waar al twee jaar niemand naar gevraagd heeft
Elke maand vertrekt er een vast bedrag naar een bureau voor SEO, content of social media. Vraag wat dat het voorbije kwartaal heeft opgeleverd en het antwoord blijft algemeen. Ik schrap zo een retainer niet altijd, want soms gebeurt er wel degelijk werk. Wel herschrijf ik hem, met een afgesproken resultaat en een rapportering die je in vijf minuten begrijpt.
Nooit opzeggen voor je de data hebt
Dit is de enige harde regel in de hele oefening. Je zegt niets op voor je een export hebt gemaakt en gecontroleerd of die export leesbaar is buiten de tool. Contacten in csv, facturen in pdf, documenten in hun originele formaat. Bij sommige pakketten verdwijnt je toegang op de dag dat het abonnement afloopt, en dan is de discussie voorbij.
Controleer ook wat er aan die tool vasthangt. Een formulier op je website dat naar dat pakket stuurt, een koppeling met je boekhouding, of een mailadres dat via die dienst loopt. Wat er misgaat wanneer je onderschat hoe diep zo een tool in je werking zit, staat in het artikel over bouwen op huurgrond.
Een abonnement opzeggen zonder export is geen besparing. Dat is data weggooien en er een factuur bij besparen.
Wat ik juist niet schrap
Opruimen is geen sport. Ik laat staan wat één iemand echt gebruikt en waar geen alternatief voor is dat je al betaalt, ook als het duur lijkt. Ik laat ook staan waar de kost van de overstap groter is dan de besparing, en dat is vaker het geval dan mensen denken: een migratie van documenten of klantgegevens kost al snel meer dagen dan het abonnement per jaar kost.
En ik raak niets aan tijdens een drukke periode of vlak voor een boekhoudkundige afsluiting. Een opruimactie die de facturatie stilzet, kost je meer dan ze oplevert. Soms is de juiste conclusie dat je dit jaar niets verandert, en dat is een volwaardige beslissing en geen uitstel.
Wat je deze week kan doen
De oefening in het kort
Wel doen: lijst uit de boekhouding halen, per lijn een naam en een doel invullen, opzegtermijnen noteren, exporteren voor je opzegt.
Niet doen: opzeggen op basis van een gevoel, twee systemen tegelijk uitfaseren, of iets stopzetten waar een koppeling of een formulier aan hangt.
Begin met stap één en zet er niet meer dan een uur op. De lijst alleen al verandert het gesprek, want plots staat er een maandbedrag onder waar iedereen naar kijkt. Welke patronen daar meestal onder liggen, beschrijf ik in wat ik in de eerste drie maanden bij een klant terugvind.
Blijft er daarna één vraag over, dan is het meestal deze: waar horen onze documenten eigenlijk thuis. Dat is geen opzegvraag maar een afsprakenvraag, en daarvoor lees je best de vergelijking tussen Notion, SharePoint en Google Drive.