Er wordt me regelmatig gevraagd of Notion beter is dan SharePoint. Bijna altijd is dat de verkeerde vraag. Bij het bedrijf dat ze stelt, staan de offertes op de laptop van de zaakvoerder, de werkvoorbereiding in een gedeelde map met bestandsnamen als definitief_v3_JAN, en de rest in de mailbox van de persoon die het toevallig behandelde. Een nieuwe tool verplaatst die chaos, ze lost hem niet op.
De echte vraag is of er ooit iets is afgesproken
Kennisbeheer gaat over drie afspraken, en die zijn tool-onafhankelijk. Ten eerste: welk soort document hoort waar? Een offerte, een technische fiche en een personeelsdossier horen niet op dezelfde plek en niet onder dezelfde rechten. Ten tweede: wie mag iets aanmaken en wie ruimt op? Zonder eigenaar groeit elke structuur dicht. Ten derde: wat is de bron van waarheid als hetzelfde bestand op twee plaatsen staat?
Wie die drie vragen niet beantwoordt, krijgt in elke tool hetzelfde resultaat. Ik heb bedrijven gezien die van een netwerkschijf naar SharePoint gingen en na een jaar exact dezelfde puinhoop hadden, alleen met een modernere zoekbalk. En ik heb bedrijven gezien die met een simpele mappenstructuur en één duidelijke afspraak per maptype tien jaar vlot werkten.
Een systeem valt nooit om door een gebrek aan functies. Het valt om doordat niemand eigenaar is van de structuur.
Pas als die afspraken op papier staan, wordt de toolkeuze zinvol. En dan begint ze bij een vraag die bijna niemand stelt: wat betaal je vandaag al?
Waarschijnlijk betaal je al voor een oplossing
Heb je Microsoft 365 Business, dan zit SharePoint er gewoon in. Bij elk Business-plan krijg je 1 TB opslag per organisatie plus 10 GB per licentie, los van de OneDrive-ruimte per gebruiker. Voor vijftig medewerkers komt dat neer op 1,5 TB gedeelde opslag. Business Basic kost in België 5,20 euro per gebruiker per maand bij jaarabonnement, Business Standard 10,80 euro en Business Premium 19,10 euro. In alle drie zit SharePoint.
Dat maakt de rekensom voor een Microsoft-bedrijf hard. Een aparte documenttool erbij nemen betekent twee keer betalen voor dezelfde functie, en meestal ook twee plekken waar dingen kunnen staan. Bij vrijwel elke opruimactie is de tweede tool die hetzelfde doet het eerste wat sneuvelt. Wat er verder allemaal stilligt in je abonnement, staat in het artikel over wat je al betaald hebt maar niet gebruikt.
De drie platformen, eerlijk naast elkaar
SharePoint
Zit al in elk Microsoft 365 Business-plan, met rechten per map en per document
Geschikt voor: bedrijven die al met Outlook, Teams en Office werken en documenten willen delen met verschillende rechten per afdeling. Sterk zodra er onderscheid moet zijn tussen wat iedereen mag zien, wat enkel het team mag zien en wat enkel de zaakvoerder en de boekhouder mogen openen.
Minder geschikt voor: als vrije werkruimte om samen te denken, notities te nemen en processen uit te schrijven. Dat kan, maar het voelt zwaarder aan dan bij Notion. Ook minder geschikt als niemand bij jou de tijd krijgt om de structuur op te zetten, want SharePoint beloont voorbereiding en straft improvisatie af.
Google Drive
Laagdrempelig delen en samen schrijven, sterk als je al met Gmail werkt
Geschikt voor: teams die al in Google Workspace zitten en waar meerdere mensen tegelijk in hetzelfde document werken. Het delen is eenvoudiger uit te leggen aan wie niet technisch is dan bij de andere twee, en gedeelde drives geven je wel degelijk structuur als je ze gebruikt.
Minder geschikt voor: organisaties die documenten willen ordenen volgens een vast proces met verplichte velden en sjablonen. En let op het abonnement: Business Starter geeft 30 GB per gebruiker en slechts beperkte Gemini-toegang, zonder Gemini in Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Drive, Meet of Chat.
Notion
Vrije werkruimte waarin documenten, databases en processen samenkomen
Geschikt voor: teams die vooral kennis willen vastleggen in plaats van bestanden bewaren: werkwijzen, checklists, klantdossiers met gestructureerde velden, een intern wiki. Voor een bureau of een dienstverlener met veel terugkerende processen is dat oprecht sterker dan een mappenstructuur.
Minder geschikt voor: zware bestanden en klassiek documentbeheer. Het gratis plan beperkt uploads tot 5 MB per bestand. Ook minder geschikt als je gevoelige dossiers bewaart, want de EU-datahosting in Frankfurt bestaat enkel voor Enterprise met verkoopbegeleiding, dus niet op Plus of Business.
Wat AI hier verandert, en wat niet
Alle drie de leveranciers hebben er het voorbije jaar AI ingebouwd, en dat verschuift de afweging. Een zoekfunctie die vragen beantwoordt in plaats van bestandsnamen te matchen, maakt een goed gevulde kennisbank een pak waardevoller dan vroeger. Notion lanceerde op 18 september 2025 versie 3.0 met agents die tot twintig minuten autonoom over meerdere pagina's werken, en voegde op 20 januari 2026 mobiele agents toe. Microsoft geeft Copilot Chat sinds 15 januari 2025 gratis aan alle commerciële Microsoft 365-gebruikers. Google bundelde zijn AI-functies in januari 2025 rechtstreeks in de Business-abonnementen.
De volgorde blijft wel dezelfde. Een assistent die je documenten doorzoekt is precies zo goed als wat erin staat. Ontbreekt de juiste procedure, dan krijg je een plausibel klinkend antwoord op basis van de verouderde versie die er wel staat, en dat is gevaarlijker dan geen antwoord. Bij bedrijven waar nooit iemand opruimde, versnelt AI vooral de verspreiding van foute informatie. Eerst afspreken en opruimen, dan pas de assistent aanzetten.
Waar je data staat, en of je ze terugkrijgt
Dit is het punt waarop een keuze die op functies gebaseerd was, kan omslaan. Bij Notion is EU-hosting voorbehouden aan Enterprise met verkoopbegeleiding. Werk je met medische gegevens, personeelsdossiers of opdrachten voor de overheid, dan is dat een reden om je kennisbank ergens anders te zetten, hoe graag je team het product ook gebruikt. Dezelfde afweging keert terug bij de vraag welke bedrijfsdata je in een AI-tool zet.
Notion Mail stopt trouwens definitief op 22 september 2026 en wie het gebruikt, moet zijn data vóór 21 september exporteren. Dat is geen reden om Notion af te schrijven, wel een herinnering dat elke leverancier eenzijdig kan beslissen om een onderdeel stop te zetten. Zorg dat je van elk systeem weet hoe je eruit geraakt, want je bouwt altijd op huurgrond.
De beslisregel in drie lijnen
SharePoint: je hebt Microsoft 365 Business en je werkt vooral met documenten. Je betaalt er al voor, dus begin hier tenzij er een goede reden is om het niet te doen.
Google Drive: je zit al in Google Workspace en meerdere mensen schrijven samen in dezelfde documenten. Kijk dan wel goed naar het verschil tussen Starter en Standard.
Notion: je wil processen en werkwijzen vastleggen in plaats van bestanden bewaren, je hebt iemand die de structuur onderhoudt, en je bewaart er geen gevoelige dossiers in.
Wat je deze week concreet doet
Neem vijf documenten die vorige week echt gebruikt zijn: een offerte, een klantcontract, een handleiding, een personeelsdocument en een prijslijst. Zoek van elk waar het staat en of er nog een tweede versie van bestaat. Bij de meeste bedrijven vind je binnen twintig minuten minstens twee dubbels en één document waarvan niemand weet welke versie geldt.
Schrijf daarna in drie lijnen op waar elk van die vijf types voortaan hoort en wie erover gaat. Test dat een maand met de tool die je vandaag al betaalt. Werkt het, dan heb je geen aankoop nodig. Werkt het niet, dan weet je nu tenminste waarom, en dat is een veel betere basis voor een keuze dan een functievergelijking. Twijfel je of je huidige abonnement volstaat, kijk dan eerst naar welk Microsoft 365-pakket je nodig hebt voor je iets nieuws aankoopt. Wil je die oefening liever samen doen met iemand die geen software verkoopt, dan is de Digitale Scan daarvoor bedoeld.