Twintig euro per gebruiker per maand. Voor een bedrijf met vijftien medewerkers is dat drieduizend euro per jaar. En als je eerlijk bent over wat je team effectief gebruikt van Microsoft 365, kom je waarschijnlijk uit op Outlook, Word en Excel. Misschien Teams omdat je verplicht was om ergens te vergaderen. De rest: onbekend of ongebruikt.
Dat is geen kritiek op je team. Het is een structureel patroon dat we bij bijna elke KMO tegenkomen die we begeleiden. Microsoft 365 is zo uitgebreid geworden dat niemand nog weet wat er allemaal inzit, en zonder actieve implementatie gebruik je automatisch wat je al kende.
De duurste tool is niet de tool die te duur is. Het is de tool die je betaalt maar niet gebruikt.
Wat er typisch onbenut blijft
SharePoint is in principe een krachtig platform voor documentbeheer en interne kennisdeling, maar bij de meeste KMO's is het een lege huls of een chaos van mappen waar niemand de structuur meer begrijpt. Power Automate, het automatiseringsplatform van Microsoft, is bij de overgrote meerderheid van de KMO's volledig onbekend terwijl het zonder extra kost beschikbaar is. Forms, Planner, OneNote, Bookings, Intune, Defender: tools die in het pakket zitten maar waarvan de meeste medewerkers de naam nog nooit hebben gehoord.
Het probleem is niet dat deze tools slecht zijn. Het probleem is dat niemand in een gemiddelde KMO de tijd heeft om ze in te richten, te implementeren en aan het team uit te leggen. En zonder die investering gebruik je automatisch enkel wat je al kende voor je Microsoft 365 kocht.
Wat dat concreet kost
Stel dat je tien medewerkers hebt op een Microsoft 365 Business Standard-licentie. Dat is 1.560 euro per jaar voor de basisfunctionaliteit. Als je daarboven ook nog Trello betaalt voor projectopvolging, Zoom voor videovergaderingen en Dropbox voor bestandsdeling, dan betaal je voor functionaliteiten die allemaal al in je Microsoft 365-pakket zitten.
We zien dit regelmatig: bedrijven die betalen voor tools die in feite al in hun Microsoft 365-abonnement zitten, maar die ze niet kennen of niet correct hebben ingesteld. Dat is geld dat direct terug kan.
Wat je ermee kan doen
De eerste stap is een simpele audit: welke tools betaalt jullie bedrijf op dit moment, wie gebruikt ze effectief, en wat zit er in je Microsoft 365-pakket dat die tools zou kunnen vervangen? De tweede vraag is of jullie licentieniveau klopt bij jullie gebruik. Microsoft 365 heeft meerdere niveaus, en veel KMO's zitten op een te hoog niveau voor hun effectieve gebruik.
De vraag is niet of Microsoft 365 goed is. De vraag is of jullie er op dit moment voor betalen wat jullie effectief gebruiken.