Bij een installatiebedrijf met tweeëntwintig mensen vroeg ik ooit wat ze van Microsoft 365 gebruikten. Het antwoord kwam vlot: Outlook, Word, Excel, en Teams om te vergaderen. Verder niets. Ze betaalden al vier jaar voor een pakket waarvan ze vier onderdelen kenden, en dat vonden ze eigenlijk normaal, want het werkte toch.
Het werkte inderdaad. Het werkte alleen op de manier waarop hun kantoor in 2016 ook werkte, met bijlagen per mail en een netwerkschijf waar niemand nog iets terugvond. Dit stuk gaat over wat er in dat abonnement stil ligt en hoe je daar in een maand iets aan doet. Over de vraag of je het juiste abonnement hebt en wat dat kost, schreef ik apart over welke Microsoft 365-licentie bij je bedrijf past. Hier komen geen prijzen aan bod.
Welke functies liggen er bij bijna elke KMO stil?
Het rijtje is verrassend voorspelbaar. Ik loop het af in de volgorde waarin het meestal het meeste oplevert.
SharePoint in plaats van de netwerkschijf
SharePoint zit in alle Microsoft 365 Business-plannen. Je krijgt 1 TB opslag per organisatie plus 10 GB per licentie, los van de OneDrive-ruimte die elke gebruiker apart heeft. Voor een bedrijf met vijftig mensen is dat 1,5 TB gedeelde ruimte. Dat is bij de meeste KMO's meer dan de netwerkschijf die ze al twaalf jaar meeslepen.
Het verschil zit niet in de ruimte maar in wat erbovenop komt: iedereen werkt in hetzelfde bestand in plaats van in versie zeven, je kan van thuis of van de werf aan dezelfde map, en je ziet wie wat gewijzigd heeft. De ruimte was nooit het probleem. Het ontbreken van een afspraak over wat waar hoort, dat is het probleem. Voor de bredere afweging tussen platformen kan je terecht bij mijn vergelijking van wat er echt verschilt tussen Notion, SharePoint en Google Drive.
Kanalen in Teams in plaats van e-mail
Bijna elke KMO gebruikt Teams om te bellen en te vergaderen. Bijna geen enkele gebruikt kanalen. Nochtans is dat het stuk dat het meeste tijd wint: één kanaal per project of per klant, met de bestanden erin en het gesprek ernaast. Wie er later bijkomt, leest de geschiedenis en hoeft niet te vragen of iemand die mailketen nog eens kan doorsturen.
De valkuil is dat mensen dan overal kanalen beginnen te maken. Begin klein. Eén team, drie kanalen, en pas uitbreiden als het gebruikt wordt.
Planner en To Do
Voor takenopvolging betalen veel bedrijven een aparte tool terwijl Planner in het pakket zit. Planner is niet de sterkste projecttool op de markt, en voor een bureau met complexe planning is er beter. Maar voor een KMO die vandaag met een Excel-lijst en een paar post-its werkt, is Planner een stap vooruit die niets extra kost. Dat is exact het soort dubbele uitgave dat we bij klanten meestal het eerst tegenkomen, zoals ik beschreef in wat we altijd als eerste schrappen.
Bookings en Forms
Bookings laat klanten of collega's zelf een afspraak inplannen in je agenda. Forms maakt een eenvoudig formulier waarvan de antwoorden meteen in een Excel-bestand landen. Twee onderdelen die letterlijk in een halve dag werkend staan en die bij verrassend veel bedrijven vervangen worden door een betalende externe tool of, erger nog, door twaalf mails heen en weer over wanneer het past.
Copilot Chat
Copilot Chat is sinds 15 januari 2025 gratis voor alle commerciële Microsoft 365-gebruikers. Je krijgt chat met webverankering, bestandsupload, Copilot Pages en beeldgeneratie. Belangrijk voor wie zich zorgen maakt over bedrijfsdata: Enterprise Data Protection geldt zodra je met je werkaccount aanmeldt, zonder meerkost, en je prompts en antwoorden worden niet gebruikt om de onderliggende modellen te trainen.
Er circuleerde in het voorjaar veel ruis over het verdwijnen van Copilot Chat in Word, Excel, PowerPoint en OneNote vanaf 15 april 2026. Dat klopt, maar enkel voor organisaties met meer dan 2.000 seats. Als KMO raak je die toegang niet kwijt. Dat is het soort nuance dat in nieuwsberichten meestal wegvalt en dat mensen onnodig doet twijfelen.
Bij de meeste KMO's is het probleem niet dat er te weinig software is. Het probleem is dat er nooit iemand heeft gezegd wat waar hoort.
Waarom dat allemaal stil blijft liggen
Er zijn drie redenen, en geen enkele heeft met de kwaliteit van je team te maken.
De eerste is dat er geen eigenaar is. Microsoft 365 is van iedereen en dus van niemand. De externe IT-partner zorgt dat het draait, maar dat is iets anders dan zorgen dat het gebruikt wordt. Zolang niemand met naam en toenaam verantwoordelijk is voor hoe jullie ermee werken, verandert er niets. Dat is dezelfde reden waarom digitaliseringsplannen na een half jaar in de la verdwijnen.
De tweede is dat er nooit iets is afgesproken. Waar hoort een offerte? Waar hoort een werfdossier? Waar hoort een intern reglement? Zolang die vragen niet beantwoord zijn, maakt de tool niet uit. Mensen kiezen dan gewoon de weg die ze kennen, en dat is de map op hun eigen laptop.
De derde is gewoonte, en die is de sterkste van de drie. De bijlage per mail is snel, hij werkt altijd, en niemand moet er iets voor leren. Elke uitrol die daar niet tegenop kan, verliest binnen de drie weken. Als je één gedrag wil veranderen, kies dan dat ene. De andere volgen daarna vanzelf.
Wat je in een maand wel kan doen
Spreek af wat waar hoort
Ga met drie of vier mensen om de tafel zitten en beslis voor de vijf documenttypes die het vaakst voorkomen waar ze voortaan staan. Niet voor alles, voor vijf. Schrijf het op één blad. Dat blad is meer waard dan elke opleiding, want zonder dat blad weet niemand waar hij iets moet zetten en valt iedereen terug op zijn eigen map.
Zet één project volledig over
Kies één klant of één project en doe dat volledig in SharePoint en een Teams-kanaal. Alles: bestanden, gesprek, taken. Niet parallel met de oude manier, want dan wint de oude manier. Eén project dat echt zo loopt, overtuigt je team meer dan tien dia's over de mogelijkheden.
Houd het vol en ruim één ding op
Spreek af dat er voor dat project geen bijlagen meer per mail gaan, en corrigeer het vriendelijk als het toch gebeurt. Zeg tegelijk één betalende tool op waarvan de functie nu in Microsoft 365 zit. Dat maakt de oefening tastbaar en geeft je meteen een resultaat om te tonen.
Wat werkt en wat niet
Wel doen: één eigenaar aanduiden, klein beginnen met één project, en de afspraak op papier zetten voor je iemand iets aanleert.
Niet doen: alles tegelijk uitrollen, een opleiding organiseren voor functies die nog niet ingericht zijn, of de oude netwerkschijf laten openstaan naast de nieuwe manier.
Waar je aan ziet dat het lukt
Je merkt het niet aan een cijfer maar aan een gesprek. Iemand vraagt waar een document staat en het antwoord is een plaats in plaats van een naam. Een nieuwe medewerker vindt het dossier van vorig jaar zonder iemand te storen. En als iemand ziek is, ligt het werk niet stil omdat het in zijn mailbox zat.
Als je die drie dingen na een maand niet ziet, is er meestal iets structureler aan de hand dan een ongebruikte tool. Loop dan even de signalen door die aangeven dat je digitale setup fout zit, of neem een kwartier de tijd voor de digitale keuzes-quiz om te zien waar het echt wringt.
Begin morgen met het simpelste wat er is. Open het beheercentrum en kijk welke onderdelen aan staan en welke nooit geopend zijn. Kies er één uit dat je deze maand echt gaat gebruiken, en laat de rest voorlopig staan waar het staat.