De vraag die het vaakst terugkomt voor iemand een Digitale Scan boekt, gaat niet over de prijs. Ze gaat over tijd. Hoeveel werk is dit voor mij? Dat is een verstandige vraag, want veel zaakvoerders hebben al eens een doorlichting meegemaakt die eindigde in veertig slides en daarna in een la. Hieronder staat wat er bij mij gebeurt, week per week, met de uren erbij en met wat er niet in zit.
Een Digitale Scan is een eenmalige opdracht met een vaste scope. Drie tot vier weken doorlooptijd, tussen 900 en 1.500 euro, en op het einde een rapport dat je ook zonder mij kan uitvoeren. Ik verkoop geen software, ik host niets en ik krijg geen commissie van leveranciers. Daardoor is "koop dit jaar niets bij" een geldige uitkomst.
Wat gebeurt er in week één, twee en drie?
De scan zit in vier blokken. Alleen het eerste en het laatste blok vragen echt jouw aanwezigheid. Daartussen werk ik alleen, met wat jij aanlevert.
Intake van negentig minuten
Geen vragenlijst, wel een gesprek. Hoe komt werk binnen, waar loopt het vast, wat is er de voorbije twee jaar aangekocht en wat is daarvan blijven plakken. Ik vraag ook naar wat er de komende twaalf maanden verandert: een medewerker die vertrekt, een overname, een klant die plots om een security-attest vraagt. Die dingen bepalen de volgorde van de aanbevelingen meer dan de techniek zelf.
Aan het einde krijg je een lijstje van wat ik nodig heb: leestoegang tot je website en je analytics, een export van de softwareabonnementen uit je boekhouding, en de namen van twee of drie medewerkers die ik kort mag spreken.
Doorlichten wat er echt draait
Ik kijk naar vier dingen: je website en je vindbaarheid, de abonnementen die effectief betaald worden, hoe klant- en factuurgegevens door je bedrijf lopen, en wie waarvan de eigenaar is. Dat laatste levert de meeste verrassingen op. Wie beheert de domeinnaam, wie kan een gebruiker aanmaken in het boekhoudpakket, en wat gebeurt er als die persoon morgen ziek wordt.
De gesprekken met medewerkers duren twintig minuten en gaan over één ding: laat mij zien hoe je dit vandaag doet. Wat mensen tonen wijkt vaak af van wat er in het intakegesprek verteld is. Dat is normaal en het is precies waarom ik erom vraag. Ik schreef eerder over het verschil tussen hoe een bedrijf denkt te werken en hoe het werkelijk werkt.
Het rapport schrijven
Vijftien tot twintig pagina's, geschreven voor een zaakvoerder en niet voor een technicus. De structuur ligt vast: wat werkt en mag blijven, wat kost geld zonder iets op te leveren, wat is een risico, en wat zijn de drie tot vijf dingen die ik eerst zou aanpakken. Bij elke aanbeveling staat een geschatte kost, een geschatte tijdsinvestering en de reden waarom ze op die plaats in de rij staat.
Nabespreking van een uur
Het rapport gaat vooraf naar je toe, zodat je het gelezen hebt voor we praten. In dat uur gaan we door de prioriteiten, schrap je wat niet haalbaar is in jouw context, en zetten we een datum en een naam bij de eerste twee acties. Zonder een datum en een naam gebeurt er niets, en dat is de belangrijkste reden waarom plannen in een la belanden.
Hoeveel tijd kost dit jou als zaakvoerder?
Vier tot zes uur, gespreid over drie tot vier weken. Negentig minuten intake, ongeveer een uur om toegangen en abonnementen bij elkaar te zoeken, een uur nabespreking, en de rest is beschikbaar zijn voor korte vragen tussendoor. Je medewerkers verliezen elk twintig minuten.
Het uur waarin je de abonnementen verzamelt is meestal het lastigste, want die informatie zit verspreid over de boekhouding, een kredietkaart en soms de mailbox van iemand die hier vijf jaar geleden werkte. Als dat uur pijn doet, weet je meteen dat de scan zinvol is. Dat is een van de signalen dat er iets scheef zit in je digitale setup.
Een doorlichting die veertig uur van jouw tijd vraagt, is geen doorlichting. Dan doe je het werk zelf en betaal je iemand om mee te kijken.
Wat krijg je op het einde, en waarom varieert de prijs?
Je krijgt het rapport als pdf en de onderliggende inventaris als spreadsheet: alle tools, wat ze kosten, wie ze gebruikt en wie de eigenaar is. Die spreadsheet is vaak nuttiger dan het rapport zelf, want je kan ze het jaar nadien opnieuw doorlopen.
De prijs zit tussen 900 en 1.500 euro exclusief btw. Aan de onderkant zit een bedrijf van vijf tot vijftien mensen met één vestiging en een overzichtelijk aantal systemen. Aan de bovenkant zit een bedrijf met meerdere vestigingen of vennootschappen, een webshop, of boekhouding, planning en facturatie in aparte aan elkaar geknoopte pakketten. Je krijgt vooraf een vast bedrag. Wat een adviseur in het algemeen kost en wanneer dat rendeert, staat in het artikel over tarieven en terugverdientijd.
Wat zit er niet in, en wat als er niets moet gebeuren?
Een Digitale Scan is geen security-audit. Ik test je netwerk niet en ik lever geen attest waarmee je bij een verzekeraar of een grote klant aanklopt. Ik signaleer wel wat opvalt, bijvoorbeeld dat er geen tweefactorauthenticatie staat op de mailbox waar alle facturen binnenkomen, maar dat is een vaststelling en geen certificering.
Er zit ook geen uitvoering in. Ik installeer niets, ik migreer geen data en ik onderhandel niet met je leverancier. En het is geen vijfjarenplan: de scan gaat over de komende zes tot twaalf maanden.
Dan de vraag die mensen zelden hardop stellen: wat als de conclusie is dat er niets moet gebeuren. Dat gebeurt, en dan staat het er ook zo. In die gevallen ziet het rapport er anders uit: geen investeringslijst, wel drie of vier afspraken die je met je team maakt en die niets kosten. Wie is eigenaar van welk systeem, waar horen documenten thuis, en wanneer kijk je opnieuw. Ik heb er geen belang bij om een project te bedenken dat er niet moet zijn.
Wanneer je beter niet bij mij aanklopt
Er zijn situaties waarin een scan geld weggooien is. Als je al precies weet wat je wil en enkel iemand zoekt die het bouwt, heb je een uitvoerder nodig en geen adviseur. Als het knelpunt over mensen gaat, over een conflict tussen twee afdelingen of over een leidinggevende die geen knopen doorhakt, lost geen enkel systeem dat op. En bij een acute panne bel je eerst je IT-partner.
Kort samengevat
Wel zinvol: je voelt dat het duurder of ingewikkelder is dan nodig, je staat voor een investering van enkele duizenden euro's, of er verandert iets structureels zoals een overname of een vertrekkende sleutelmedewerker.
Niet zinvol: je weet al wat je wil bouwen, het echte knelpunt is menselijk, of je hebt een dringende technische storing.
De eerste stap die je zelf kan zetten
Je hebt mij niet nodig om te beginnen. Vraag deze week aan je boekhouder een lijst van alle terugkerende softwarekosten van de voorbije twaalf maanden, en zet er in een kolom naast wie die tool gebruikt en waarvoor. Bij de meeste KMO's staan er twee of drie regels op die niemand kan verklaren. Wat je daarmee doet, staat in het stuk over wat er meestal als eerste sneuvelt.
Loopt dat lijstje uit de hand, of twijfel je of een scan bij jouw situatie past, dan is een gesprek van dertig tot veertig minuten de goedkoopste manier om dat te toetsen. Dat gesprek is gratis en er komt geen offerte uit tenzij je erom vraagt. Hoe dat verloopt, beschrijf ik in het artikel over het eerste gesprek, en of het bij jou überhaupt aan de orde is, kan je nagaan via de vraag wanneer een doorlichting echt nodig is of via de digitale keuzes-quiz.